سیستم اتوماسیون اداری:/پایان نامه درباره فناوری اطلاعات

دانلود پایان نامه

سیستم اتوماسیون اداری(OAS)

اتوماسیون اداری عبارتست از کاربرد وسائل الکترونیکی در فعالیتهای دفتری بمنظور افزایش کارآیی یک سیستم اتوماسیون اداری( OAS) وظایف پردازش اطلاعات روزانه در اداره و سازمانهای بازرگانی را تسهیل می کند این سیستم شامل دامنه وسیعی از ابزارها از قبیل صفحه گسترده و واژه پردازها می شود . OAS  با سیستم اطلاعات اسنادیDIS روابط تنگاتنگی دارددرحالی که DISکلیه اسناد اداری مثل بخشنامه ، مکاتبات اداری ، بایگانی ، قوانین ، قرارداد ، گزارش را ذخیره سازی و مدیریت می نماید OAS عموما اقدامات و عملیات اداری و ارتباطات اداری را تسهیل می نماید. به افراد کمک می کنند تا بصورت موثر ثبت ، یادداشت و محاسبه کارهای عادیشان را انجام دهند (صرافی زاده،1380).

 اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسب تر است تا بین سازمان و محیط ، زیرا خیلی از کاربرد های اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد . البته باید مد نظر داشت که انوماسیون  اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد . مدیران هنوز از تلفن ، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است ، ولی هنوز مدیران به ستفاده از گزارشهای غیر رسمی ادامه می دهند .

اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستي در ارتباطات با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرد . کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است . بنابراین ، احتمال استفاده مدیر از ان بیشتر است . یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS   را به منظور استفاده از بعضی از ابزار های پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد . ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی بر خوردار است.

از لحاظ حل مسئله و فضای حل مسئله نیز می توان کاربرد های انواع سیستم های اطلاعاتی را با هم مورد مقایسه قرار داد. کاربرد های اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختار یافته که ارتباطات غیر رسمی فراوان است وفق می یابد . با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری طلاعات حل مسئله را در اختیار قرار می دهد . تصمیم در مورد نحوه به کار گیری آن به مدیران محول می شود .

2-12 مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است  که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .

به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون  اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم یم شود .

 2-12-1 مزایای مستقیم

افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از :

الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛

ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود ؛

ج) فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛

د) سازماندهی غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛

2-12-2 مزایای غیر مستقیم

این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ،

الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .

ج) به دلیل افزایش اثر بخشی  کارکنان در انجام کار های خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد؛

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می شود ؛

دانلود پایان نامه
این نوشته در مقالات و پایان نامه ها ارسال شده است. افزودن پیوند یکتا به علاقه‌مندی‌ها.