وظایف و نقش‌های هوشمندی رقابتی
برخي از وظايف و نقشهاي هوشمندي رقابتي در جدول 1 آمده است؛
جدول 2-1:وظایف و نقش‌های هوشمندی رقابتی (اودنبرگ، 2008)
| وظایف | نقش‌ها |
| – به‌گزینی رقابتی
– ایجاد نظام هشدار سریع – کشف اطلاعات تاکتیکی معین – مدیریت و توریع اطلاعات – آموزش و توانمندی‌سازی پرسنل – کمک به اخذ تصمیم‌های راهبردی – راهنمایی درباره نقاط کور |
– دیده‌بان سازمان برای جستجوی تغییرات مهم محیط که آینده شرکت را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
– مشارکت فعالانه به عنوان راهنمای شرکت برای تعیین الزامات فرایند تصمیم‌گیری در سازمان – دروازه‌بان سازمان برای هدایت جریان اطلاعات به داخل – حصول اطمینان از توانمندسازی کل سازمان – |
وجود و استفاده از نظامهاي هوشمند، كه سازمان را نسبت به مسائل محيطي آگاهتر مي‌كنـد و آنها را درتصميمهاي راهبردي ياري ميكند، فايدههاي بسياري دارد. در ادامه، به چند مورد از آن اشاره می‌کنیم (تویت، 2006؛114): 1. افزايش درجة اطمينان از تصميمهاي راهبردي كه بر اسـاس هوشمندي رقابتي اتخاذ شده است؛ 2. افزايش دانش بـازار؛ 3. بهبـود ارتباطـات چند وظيفـه ايدر سازمان؛ 4. بهبود كيفيت محصول و خدمت در مقايسه با رقبا؛ 5. پيشبيني بهتـر بـازار و نوسـانات 6. آن؛ پيشبيني بهتر استراتژي رقبا؛ . 7 كشف مشتريان جديد و بـالقوه؛ 8. آمـوختن از شكسـت و موفقيت ديگران؛ 9. تسهيل در ورود بـه كسـب وكـار جديـد؛ 10. افـزايش بهـرهوري؛ 11. افـزايش واكنشهاي پيشفعال نسبت به واكنشهاي انفعالي؛ 12. افـزايش تـوان سـازمان بـراي انطبـاق بـر تغييرات محيط؛ 13. بهروز نگاه داشتن آگاهي شركت از تغييراتي كه بر فعاليت آن تأثير دارد
با گذر زمان و انجام تحقیقات مکرر و تلاش براي بهبود فرآیند هوشمندي رقابتی این فرایند تکامل یافته وبه فرایندي شامل شش مرحله به صورت زیر تغییر شکل داده است:
- مرحله مقصد: مرحله آماده شدن و کسب قابلیت لازم براي انجام وظایف است؛ دوره زمانی است که در خلال آن شرکت براي بررسی محیط آماده می‌شود و شامل آموزش پرسنل بخش هوشمندي رقابتی و سایرپرسنل میگردد.
- مرحله تقاضا: در این مرحله نیازهاي اطلاعاتی و رویکردي که باید اختیار شود، تعیین میگردد. به دلیل حجم زیاد داده‌ها، در این مرحله شرکت باید محدوده و چارچوبی را براي فعالیت هوشمندي رقابتی مشخصکند تا بتواند بر حوزههاي با اهمیتتر و مورد علاقه شرکت متمرکز شود. در این مرحله مشخص خواهد شد که شرکت به چه اطلاعاتی نیاز دارد و چرا؟
- مرحله اکتشاف: در این مرحله به جستجو و گردآوري اطلاعات با روشهاي قانونی و اخلاقی پرداخته می‌شود.
- مرحله توسعه: در این مرحله از اطلاعاتی که گردآوري و مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است، تصویر معناداري ارائه می‌شود.
- مرحله تحویل:در این مرحله نتایج حاصل، در زمان مناسب در اختیار افراد واجد شرایط قرار میگیرد.
- مرحله بهبود: شامل کسب و انعکاس نقطه نظرات و اطلاعات مشتریان، براي بهبود فرایند هوشمندي رقابتیاست. در این مرحله یادگیري از طریق انعکاس آنچه اتفاق افتاده است و یافتن راههایی براي بهبود بخشیدن به این فرایند در دور بعد، به وقوع میپیوندد.
از دیدگاه کاهنر (1997) فرایند هوشمندی رقابتی به این صورت می‌باشد:
- برنامه‌ریزی و هدایت: فرایند هوشمندسازی با تعریف و تبیین اقدام هوشمند آغاز می‌شود. درک نیازمندی‌های کاربر به اندازه‌ای اهمیت دارد که موفقیت فرایند متاثر از آن است. چارچوب زمانی نیز اهمیت دارد. با چارچوب زمانی نحوه تخصیص منابع مشخص می‌شود و روش فرایند جمع‌آوری اطلاعات تعیین می‌شود.
- جمع‌آوری: این مرحله شامل جمع‌آوری داده‌های خام مورد استفاده در سیستم هوشمند است. نویسندگان سه نوع داده را معرفی کرده‌اند:
- اطلاعات سفید (اطلاعات قفل شکسته): این اطلاعات، عموما در پایگاه‌های عمومی داده‌ها، روزنامه، اینترنت و نظایر آن قابل دسترسی است.
- اطلاعات خاکستری: اطلاعات خصوصی‌تر که از نمایشگاه‌های تجاری جمع‌آوری شده یا از نشریه‌هایی که رقیب به آنها توجهی نکرده است، بدست می‌آید فروشنده می‌تواند با بازدید از شرکت رقیب اطلاعاتی را درباره آن شرکت به دست آورد.
- اطلاعات سیاه: اطلاعاتی که به صورت غیرقانونی جمع‌آوری شده است، نظیر گوش دادن از راه تلفن یا هک رایانه‌ای، معمولا 80 درصد اطلاعات از نوع اطلاعات سفید و 15 درصد از نوع خاکستری است.
- تجزیه و تحلیل: عامل محوری فرایند در این مرحله اطلاعات نامرتبط و از هم گسسته به هوش تبدیل می‌شود. این مرحله ترکیبی از علم و هنر است. اطلاعات ساده، پس از تجزیه و تحلیل به هوش تبدیل می‌شود.
- انتشار (اشاعه): تحلیل‌گر اقدام‌های مناسبی را برای توزیع و انتقال اطلاعات (هوش) به کاربر نهایی پیشنهاد می‌دهد. فولد بیان می‌کند ذخیره‌سازی و تحویل اطلاعات می‌بایستی طبق ضوابط حراست و امنیت اطلاعات باشد (فولد[1]، 1995).
اگر چه تصمیم‌گیران سازمان استفاده کنندگان اصلی سیستم هوشمند رقابتی‌اند، اما به عقیده کاهانار تفکر جمع‌آوری اطلاعات باید در ذهن هر فرد باشد اطلاع‌رسانی فعالیتی پیوسته است و در این مسیر باید روش‌های تشویقی و اعطای پاداش به کار گرفته شود (وییرز[2]، 2005: 580).
[1]Fuld
[2]Viviers